Un calendario per tutte le stagioni: ovvero misurare libera energie

Datemi un contatore e certamente non solleverò il mondo ma capirò meglio che cosa sto facendo e dove sto andando. Insomma un contatore come bussola. E’ lo spirito della nuova procedura di pianificazione degli eventi, che permette di scattare in qualunque momento un’immagine di tutti gli incontri pubblici, organizzati da ABI o da altri, cui hanno preso, prendono o prenderanno parte i rappresentanti dell’Associazione.

E’ stata costruita una macchina semplice, partendo dalla centralizzazione presso le relazioni esterne delle informazioni sulle uscite pubbliche di tutti quelli che sono la voce dell’ABI ad ogni livello. All’inizio le notizie venivano fornite da tutta la struttura e assemblate dalle relazioni esterne. La procedura ora prevede che i delegati delle unità organizzative alimentino direttamente il sistema, mentre alle relazioni esterne resta il compito di verificare e validare i dati. Dopo questo passaggio le informazioni diventano parte di un calendario a disposizione di tutti. Nel caso specifico il contatore bussola è quindi un calendario.

Va da sé che ci sia una forte valenza strategica in un Piano eventi. Non è questo il campo che si vuole affrontare. L’accento è qui sulla macchina, sul dato gestionale.

Il 2006, per esempio

Per il 2006 la foto è di 442 giorni-evento con l’intervento attivo, cioè non solo come pubblico, di almeno un esponente dell’ABI. La maggior parte degli eventi si è concentrata tra maggio-giugno, rispettivamente 52 e 63 incontri, e ottobre-novembre con 78 e 75 convegni (figura 1).

(figura 1)

Hanno avuto il marchio ABI 206 occasioni, mentre 236 appuntamenti sono stati organizzati non dall’Associazione, ma hanno visto la partecipazione di almeno un suo rappresentante
(figura 2).

(figura 2)

Il Presidente ha partecipato all’ 8,6% degli eventi totali, il Direttore Generale al 13,6%, entrambi al 7,5 %, i Direttori Centrali al 24%. Gli specialist sono intervenuti al 46,4% degli incontri. Nel 56,7% dei casi la partecipazione è stata collegata ad un evento ABI, mentre nel 43,3% si è trattato di in intervento per un’occasione messa a punto da altri (figura 3).

(figura 3)

Non solo top e influencer, ma anche una fascia ben più larga di consumatori, imprenditori, specialisti di materie tecniche e cittadini è venuta in contatto con l’Associazione. Questa sezione è per ora lasciata ad una valutazione di massima. Stimando per assoluto difetto 50 partecipanti ed evento, si può dire che i rappresentanti dell’ABI hanno trattato temi riguardanti il Settore bancario con almeno 22mila persone.

L’inizio della storia

Le storie hanno un antefatto in genere molto semplice. In questo caso tutto nasce dalla partecipazione assolutamente casuale del Direttore Generale ad un convegno in provincia. La scoperta è che tra i relatori c’è uno specialist ABI che il Direttore Generale non conosce benissimo. Il tecnico ABI è lì a parlare in nome e per conto dell’ABI ma il capo azienda non lo sa. Può succedere. Nulla di strano. Ma certo questo vuol dire che manca il polso di quanti e quali sono i punti di contatto pubblici, ufficiali, che l’ABI ha a tutti i livelli. Manca una centralizzazione semplice ed efficace delle informazioni.

In genere le uscite pubbliche dei vertici sono costantemente sotto uno spot di luce. Il tecnico che va a parlare in provincia non ha la stessa attenzione. Di qui la necessità di immaginare la procedura più semplice possibile per avere in qualunque momento il fermo immagine del quadro degli interventi.

La Pianificazione Eventi Pubblici

Come si diceva, l’inizio è stato artigianale, con la raccolta e l’assemblamento su fogli Excel delle informazioni da tutte le unità organizzative. La rilevazione per quanto arcaica consentiva la costruzione di un calendario e quindi la pianificazione delle uscite.

Il passaggio successivo è stato mettere a punto un progetto per una gestione più efficace e immediata delle informazioni. In primo piano la collaborazione con i colleghi che si occupano di sistemi informativi. Di qui la costruzione di una semplice procedura informatica che prevede l’inserimento delle informazioni nel sistema da parte di chi viene delegato dalle varie strutture organizzative. Il passaggio finale è la verificata e validazione dei dati da parte delle relazioni esterne. Il prodotto è un calendario che racchiude la mappa di tutte le interazioni pubbliche dell’ABI.

(figura 4)

Tutti possono interrogare l’archivio scorrendo il calendario oppure impostando specifici parametri di selezione (figura 4). I colori diversi permettono di individuare a colpo d’occhio dove è prevista la presenza congiunta del Presidente e del Direttore Generale, solo del primo o del secondo, di un Direttore Centrale oppure di uno specialist dell’Associazione. La sezione Allegato contiene il programma, l’intervento del partecipante o un documento di interesse. Nell’ultima casella le sigle A o N distinguono gli eventi ABI [A] da quelli organizzati da altri [N].

Una reportistica sulle uscite

La ricchezza di informazioni ha innescato un processo di analisi più puntuale. Con i colleghi dell’ufficio sistemi informativi sono stati messi a punto report periodici sulle uscite. Di qui le mappe Eventi per mese, Eventi per mese/percentuale del periodo, Analisi eventi (confronto mesi), Eventi ABI per mese, Eventi ABI (confronto mesi), Eventi non ABI per mese, Eventi non ABI (confronto mesi), Sintetico eventi/partecipanti.

Misurare libera energie

I dati che emergono sono particolarmente interessanti. Prima di tutto perché sono precisi, verificati e difficilmente contestabili. Anche chi avesse veramente il polso della situazione difficilmente avrebbe potuto definirli in quella esatta misura. Ed se per pura ipotesi ciò fosse accaduto, non ci sarebbe stata la prova provata della realtà dei fatti. Misurare è un’altra cosa. Valutare e stimare possono essere fatti con l’occhio più attento e la migliore capacità di cogliere nel segno. Ma misurare è un’altra cosa. Vuol dire contare su di una base dati esistente, su di un complesso di informazioni definito. Questa piattaforma di partenza non tarpa le ali alla lettura articolata delle possibili interpretazioni. Anzi apre il campo alle valutazioni più sofisticate e suggestive, proprio perché si possono costruire su un’origine fondata. Insomma se l’impegno non è più immaginare quale è la realtà dei fatti – perché il fermo immagine lo riporta nella maniera più corretta – l’azione può essere diretta a leggere quei fatti per decidere come muoversi domani. Insomma misurare vuol dire valutare dati disponibili e organizzati. E questo libera energie. Non ne ruba.

Alleghiamo un altro articolo interessante di Ildegarda Ferraro sulla misurazione della comunicazione pubblicato recentemente su MK, la rivista ABI di marketing e comunicazione:

Ildegarda Ferraro “Misurare la Comunicazione”

Articolo pubblicato su MK n. 04/2007 – Bancaria Editrice

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